Prozessautomatisierung
wiederkehrende Abläufe - automatische Ergebnisse
Wie viele Abläufe in Ihrem Unternehmen laufen noch über Telefon, E-Mail und Excel — obwohl sie sich jedes Mal gleich wiederholen? Genau da setzen wir an.
Ein Ablauf, der heute Handarbeit ist — läuft morgen von selbst.
Prozessautomatisierung bedeutet nicht, dass Roboter Ihren Betrieb übernehmen. Es bedeutet: ein Ablauf, der sich immer gleich wiederholt, wird einmal sauber abgebildet — und läuft danach ohne manuellen Eingriff.
Das können Buchungen sein, die automatisch ins System wandern. Formulare, die direkt eine Aufgabe im CRM erzeugen. Berichte, die sich jeden Monat selbst erstellen. Oder Genehmigungen, die per Klick weitergeleitet werden statt per E-Mail-Kette.
Diese Abläufen haben eines gemeinsam: Man macht sie immer wieder. Immer gleich. Und sie kosten Zeit, die man besser anders einsetzen würde.
Ein Ablauf ist reif für Automatisierung, wenn …
- Jemand dieselben Daten in mehrere Systeme eintippen muss
- Kunden anrufen oder mailen müssen, um etwas zu erledigen, was sie selbst tun könnten
- Fehler entstehen, weil jemand etwas vergessen oder falsch übertragen hat
- Der Ablauf nur funktioniert, solange eine bestimmte Person da ist
- Excel als zentrale Datenbank fungiert
Erst verstehen, dann automatisieren
Bevor wir eine Zeile Code schreiben, gehen wir mit Ihnen durch den Ablauf — so wie er heute läuft. Schritt für Schritt. Denn das, was auf dem Papier einfach aussieht, hat oft Ausnahmen und Sonderfälle, die man erst im Gespräch versteht.
Erst wenn wir den Ablauf vollständig verstehen, schlagen wir vor, was automatisiert werden kann — und was besser manuell bleibt. Nicht jeder Prozess gehört automatisiert. Aber viele mehr als die meisten Unternehmer glauben.
Technik-Details erfahren Sie erst, wenn Sie wollen. Mich interessiert zuerst Ihr Problem — die Lösung kommt danach.
Automatisierung funktioniert nur, wenn Systeme miteinander reden.
Ein Ablauf, der in drei verschiedenen Systemen lebt — Formular hier, CRM dort, Buchhaltung woanders — lässt sich nicht automatisieren, solange diese Systeme nicht verbunden sind. Die Schnittstelle ist oft der entscheidende Schritt.
Wir entwickeln und konfigurieren Anbindungen zwischen Ihren bestehenden Systemen — damit Daten dort ankommen, wo sie gebraucht werden, ohne dass jemand sie manuell überträgt.
Das Ziel ist nicht, alles zu ersetzen. Sondern das, was Sie bereits nutzen, so zu verbinden, dass es zusammenarbeitet.
Was wir in der Praxis verbinden
- ERP-Systeme
BMD, SAP, Dynamics — Lager, Aufträge, Artikel automatisch synchronisiert - CRM-Systeme
HubSpot, Salesforce, Pipedrive — Leads und Kontakte direkt aus Formular - Buchhaltung
Bestellungen und Rechnungen automatisch übergeben — kein doppeltes Erfassen - E-Mail & Kalender
Outlook, Google Workspace — Termine, Bestätigungen, Erinnerungen automatisch ausgelöst - Eigenentwicklungen & REST-APIs
Jedes System mit einer API lässt sich anbinden — auch proprietäre Lösungen
Abläufe, die sich immer wiederholen — und deshalb automatisiert gehören
Formular → CRM → Aufgabe
Ein Interessent füllt ein Kontaktformular aus. Automatisch: Eintrag im CRM, Bestätigung an den Interessenten, Aufgabe für Ihr Vertriebsteam. Kein manuelles Nachtippen.
Automatische Buchung
Kunden buchen selbst — Termine, Produkte, Menge, etc. — Kapazitätsgrenzen werden eingehalten. Kein Telefonieren, kein Hin-und-Her.
Wiederkehrende Berichte
Monatliche Auswertungen, Statusberichte, Lagerübersichten — automatisch generiert und per E-Mail zugestellt. Ohne dass jemand daran denken muss.
Bestellprozess-Automatisierung
Neue Bestellung eingetroffen: Lagerprüfung, Lieferanten-Benachrichtigung, Rechnung generiert — ohne Handarbeit. Was früher 30 Minuten dauerte, läuft in Sekunden.
Was Automatisierung im Alltag bedeutet
Mit aquaGO24 wurde eine maßgeschneiderte Buchungsplattform entwickelt, die genau auf die Bedürfnisse der Gemeinden zugeschnitten wurde.
Sie verlagert die Terminbuchung vollständig zu den Bürgerinnen und Bürgern selbst — und sorgt gleichzeitig automatisiert dafür, dass die Wasserkapazität der Gemeinde nicht überschritten wird. Mit der Prozessautomatisierung und dem Kapazitätsmanagement sparen Gemeinden nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen.
aquaGO24 Plattform
Prozessautomatisierung und Kapazitätsmanagement.
Buchungsplattform für Gemeinden
Das Prinzip funktioniert in jedem Unternehmen mit wiederkehrenden Abläufen — egal ob Terminbuchung, Angebotserstellung, Bestellprozesse oder interne Genehmigungen.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade die meiste Zeit?
Erzählen Sie uns davon — 20 Minuten genügen. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie Prozessautomatisierung weiterhelfen kannt.